Luyện tập làm văn bản thông báo
I. Ôn tập lại kiến thức
1. Hãy cho biết tình huống nào cần làm văn bản thông báo, ai thông báo và thông báo cho ai.
Tình huống cần viết thông báo: Khi có một kế hoạch cần triển khai, có sự việc cần thông báo rộng rãi…
2. Nội dung và thể thức của một văn bản thông báo
a. Nội dung cần xác định rõ: Ai thông báo? Thông báo cho ai? Nội dung công việc, quy định, thời gian, địa điểm… cụ thể, chính xác.
b. Văn bản thông báo phải tuân thủ: các thể thức hành chính, có ghi tên cơ quan, số công văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo thì mới có hiệu lực.
c. Văn bản thông báo và văn bản tường trình có những điểm giống và khác nhau:
- Giống nhau: Tuân thủ những thể thức trình bày đầy đủ: thời gian, địa điểm, sự việc, người có liên quan.
- Khác nhau: Báo cáo thì trình bày những công việc đã làm, đã thực hiện được để người khác được biết. Tường trình: trình bày thiệt hại hoặc mức độ trách nhiệm của người tường trình trong các sự việc xảy ra sự việc cần xem xét lại.
II. Luyện tập
1. Lựa chọn loại văn bản thích hợp trong các trường hợp sau:
a. Để cán bộ, giáo viên và học sinh toàn trường nắm được kế hoạch tổ chức Lễ kỷ niệm ngày sinh nhật Bác 19 - 5, Hiệu trưởng cần viết và chuyển đến toàn trường bản:
- Thông báo
b. Hằng tháng, Ban chỉ huy liên đội TNTP Hồ Chí Minh Nhà trường cần biết tình hình hoạt động của các chi đội.
Các chi đội cần viết và gửi lên Ban chỉ huy liên đội văn bản:
- Báo cáo
c. Trước khi tiến hành giải phóng mặt bằng, mở rộng tuyến đường giao thông, để bà con nông dân có đất đai, hoa màu trên diện tích đó biết được chủ trương trên, Ban quản lý dự án công trình cần viết:
- Thông báo
2. Chỉ ra những chỗ sai trong văn bản thông báo sau đây và chữa lại cho đúng.
Những chỗ sai trong văn bản thông báo:
- Nội dung chưa phù hợp với tên của văn bản:
- Tên thông báo: Kế hoạch kiểm tra
- Nội dung: Chưa có thời gian thực hiện kế hoạch, ở văn bản trên mới chỉ là yêu cầu lập kế hoạch.
- Đối tượng tiếp nhận thông báo không nhất quán. Phần đầu thông báo đề: “Kính gửi các cán bộ và học sinh toàn trường” nhưng đến cuối thông báo lại chỉ “Đề nghị Ban kiểm tra của trường sắp xếp kế hoạch…”.
- Thiếu nơi nhận.
3. Hãy nêu một số tình huống thường gặp trong nhà trường hoặc ngoài xã hội mà em cho là cần viết văn bản thông báo (không lặp lại tình huống đã học trong sách giáo khoa).
- Thông báo nghỉ Tết
- Thông báo danh sách học sinh nhận học bổng.
- Thông báo danh sách học sinh bị kỉ luật…
4. Hãy chọn một trong các tình huống cụ thể vừa nêu và viết văn bản thông báo.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
THÔNG BÁO
Về việc nghỉ Tết Nguyên Đán…
Để tạo điều kiện cho Cán bộ Nhân viên và học sinh trong toàn trường sắp xếp kế hoạch làm việc, học tập, Trường thông báo lịch nghỉ Tết Dương lịch và Nguyên Đán … được thực hiện như sau:
1. Đối với học sinh:
Được nghỉ Tết Nguyên Đán từ ngày … đến hết … . Kế hoạch học tập sau khi nghỉ Tết bắt đầu từ ngày …
2. Đối với cán bộ giáo viên:
Tết Âm lịch: Được nghỉ 07 ngày từ ngày … đến hết ngày …
3. Các đơn vị, cá nhân trước khi nghỉ Tết cần chú ý:
- Hoàn thành các nhiệm vụ, kế hoạch nhà trường đã thông báo.
- Tổ chức vệ sinh phòng làm việc, khu giảng đường, phòng thí nghiệm, kiểm tra và ngắt các thiết bị chiếu sáng, máy móc, thiết bị văn phòng và thwucj hiện niêm phong tủ cá nhân, tủ tài liệu, cửa ra vào phòng làm việc của đơn vị.
- Treo cờ Tổ quốc trong thời gian nghỉ Tết tại các cơ sở của Trường.
4. Đối với đơn vị bảo vệ tại các cơ sở:
- Thường xuyên kiểm tra nghiêm ngặt trong ngày lễ, không tụ tập, gây ồn ào, mất trật tự, đảm bảo vệ sinh, an toàn và mỹ quan tại các cơ sở chủ Trương.
Căn cứ kế hoạch trên, đề nghị các đơn vị trong toàn trường theo chức năng nhiệm vụ của mình có trách nhiệm thực hiện thông báo.
Nơi nhận
- Các đơn vị
- Lưu: TCHC
Hiệu trưởng
