Văn bản thông báo
I. Đặc điểm của văn bản thông báo
Đọc văn bản trong SGK và trả lời câu hỏi:
1. Trong các văn bản trên, ai là người thông báo, ai là người nhận thông báo? Mục đích thông báo là gì?
- Văn bản 1:
- Người thông báo là: Phòng GD và ĐT huyện Hải Hậu, trường THCS Hải Nam
- Người nhận thông báo là: Các giáo viên chủ nhiệm và lớp trưởng các lớp trong toàn trường.
- Mục đích thông báo là để cho mọi người chuẩn bị thực hiện đúng lịch, đúng kế hoạch duyệt tiết mục văn nghệ nhân ngày nhà giáo Việt Nam.
- Văn bản 2:
- Người thông báo là: Liên đội TNTP Hồ Chí Minh trường THCS Kết Đoàn
- Người nhận thông báo là: Các chi đội TNTP Hồ Chí Minh trong nhà trường.
- Mục đích thông báo về kế hoạch đại hội đại biểu liên đội Thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh
2. Nội dung thông báo thường là gì? Nhận xét về thể thức của văn bản thông báo.
- Nội dung thông báo thường là tình huống công việc cơ quan mà lãnh đạo cấp trên cần phải truyền đạt cho cấp dưới hay những công việc cơ quan nhà nước, đoàn thể chính trị xã hội muốn phổ biến cho nhân dân, hội viên được biết
- Thể thức của văn bản theo đúng thể thức của một văn bản hành chính.
3. Hãy dẫn ra một số trường hợp cần viết thông báo trong học tập và sinh hoạt ở trường.
- Thông báo quyên góp ủng hộ trẻ em nghèo vùng cao.
- Thông báo về việc tổ chức kì thi học sinh giỏi cấp trường.
- Thông báo về việc tổ chức hội làng…
II. Cách làm văn bản thông báo
1. Tình huống cần làm văn bản thông báo
Trong các tình huống sau đây, tình huống nào phải viết thông báo, ai thông báo và thông báo cho ai?
a. Một học sinh bị mất chiếc xe đạp, muốn báo cáo với công an.
b. Sắp tới, Nhà trường sẽ tổ chức đợt tổng vệ sinh trong toàn trường để góp phần xây dựng môi trường xanh, sạch, đẹp.
c. Gần cuối năm học, Ban chỉ huy liên đội TNTP Hồ Chí Minh muốn triệu tập các Ban chỉ huy đội để bàn về việc tổng kết hoạt động của liên đội trong năm học này.
⇒ Tình huống cần làm thông báo: b, c
2. Cách làm văn bản thông báo
Một văn bản thông báo cần có các mục sau đây:
a. Thể thức mở đầu văn bản thông báo:
- Tên cơ quan chủ quản và đơn vị trực thuộc (ghi vào góc trên bên trái).
- Quốc hiệu, tiêu ngữ (ghi vào góc trên bên phải).
- Địa điểm và thời gian làm thông báo (ghi vào góc bên phải).
- Tên văn bản (ghi chính giữa):
THÔNG BÁO
Về …
b. Nội dung thông báo.
c. Thể thức kết thúc văn bản thông báo:
- Nơi nhận (ghi phía dưới bên trái).
- Ký tên và ghi đủ họ tên, chức vụ của người có trách nhiệm thông báo (ghi phía dưới bên phải).
Tổng kết:
- Thông báo là loại văn bản truyền đạt những thông tin cụ thể từ phía cơ quan, đoàn thể, người tổ chức cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc những ai quan tâm nội dung thông báo được biết để thực hiện hay tham gia.
- Văn bản thông báo phải cho biết rõ ai thông báo, thông báo cho ai, nội dung công việc, quy định, thời gian, địa điểm cụ thể, chính xác…
- Văn bản thông báo phải tuân thủ thể thức hành chính, có ghi tên cơ quan, số công văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo thì mới có hiệu lực…
3. Lưu ý
a. Tên văn bản cần viết chữ in hoa nổi bật.
b. Giữa các phần quốc hiệu và tiêu ngữ, địa điểm và thời gian làm thông báo, tên văn bản và nội dung thông báo cần chừa hơn một dòng để dễ phân biệt.
c. Không viết sát lề giấy bên trái, không để phần trên trang giấy có khoảng trống quá lớn.
